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DUE et contrat de travail, pourquoi faire ?

Corollaire du contrat de travail, la DUE (ou Déclaration Unique d'Embauche) correspond à l’ancienne appellation pour la DPAE (ou déclaration préalable à l’embauche). Il s’agit d’une formalité unique regroupant en réalité une multitude d'autres démarches nécessaires lors d’une embauche. Pour mieux connaître la DUE, sa signification et ses principes, lisez ces quelques lignes !

C’est quoi une DUE ?

Désormais appelée déclaration préalable à l’embauche, la DUE est liée au contrat de travail, car elle permet de déclarer officiellement la présence d'un salarié dans une entreprise.

Selon le code du travail (art L.1221-10), celle-ci est obligatoire, dès lors que le chef d’entreprise embauche un salarié en CDI ou en CDD, rattaché au régime général de la sécurité sociale. Et ce, peu importe la durée du contrat de travail.

Ainsi, certains cas particuliers sont exclus de l’obligation de remplir une DUE. Plus précisément, il s’agit des hypothèses suivantes :

  • Les stagiaires n’ayant pas la qualité de salarié. Cependant, la convention de stage exige généralement que les stagiaires soient mentionnés dans le registre unique du personnel de l’entreprise.
  • Les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA). Ici, les formalités relatives à la DPAE sont déjà inscrites dans le dispositif.
  • Les employeurs particuliers embauchant des employés de maison.
  • Les employeurs embauchant occasionnellement des intermittents du spectacle.

Attention, la déclaration de l’employeur ne dispense pas le salarié de contacter la caisse primaire d'assurance maladie pour la bonne gestion de son dossier. Pour cela, il lui suffit de se connecter sur ameli.fr.

À quoi correspond le contrat DUE ?

L’avantage de la DUE dans le cadre d’un contrat de travail est qu’elle regroupe l’ensemble des formalités nécessaires lors de l’embauche d’un salarié, et ce, sur un seul document.

Plus précisément, il s’agit de :

  • la déclaration de première embauche dans un établissement ;
  • la demande d'immatriculation d'un employé à la Caisse primaire d'assurance maladie ;
  • la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;
  • la demande d'examen médical du salarié en vue d'une visite médicale obligatoire ;
  • la demande d'adhésion du chef d'entreprise à un service de santé au travail ;
  • la demande d'immatriculation de l'employeur au régime d'assurance chômage et au régime général de la Sécurité sociale (cela concerne les premiers salariés de l’entreprise) ;
  • la liste complète des salariés recrutés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales. Cela concerne uniquement les DADS résiduelles qui demeurent saisies en ligne.

Comment faire une DUE dans le cadre d’un contrat de travail ?

Les mentions obligatoires

La DUE contient un certain nombre de mentions obligatoires :

  • Les informations de l’entreprise : le code APE, le SIRET, le nom et prénom de l’employeur - chef d’entreprise, l’adresse de la société, le numéro de service de santé, les coordonnées de contact (téléphone et email).
  • Les informations du salarié : nom et prénom, numéro de sécurité sociale, date de naissance, sexe.
  • Les informations du contrat de travail : date d'embauche, nature du contrat (à durée indéterminée ou à durée déterminée), période d'essai, service de santé au travail.

Il est primordial de bien remplir ces informations, car des erreurs peuvent avoir des conséquences non négligeables pour le salarié, telles qu’un retard dans le traitement de ses droits.

Par ailleurs, il faut savoir que l’employeur est passible de sanctions s’il omet de remplir cette déclaration. 

La date d’envoi de la DUE

Comme vu précédemment, tous les contrats de travail n’exigent pas de DUE. Cependant, dès lors que cette déclaration est obligatoire, l’employeur doit impérativement la remplir et l’envoyer dans un délai de 8 jours minimum avant la date d’embauche (période d’essai comprise).

L'employeur devra envoyer la DUE auprès de l’URSSAF. L’organisme se chargera ensuite de la transmettre auprès des différents organismes sociaux concernés. Selon le statut du salarié, la destination diffère :

  • Salarié du régime général : c’est l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et allocation familiale qui est concernée.
  • Salarié agricole : l’envoi est effectué auprès de la Mutualité Sociale Agricole (ou MSA).

Dès lors que l’entreprise ne respecte pas les délais, elle se verra sanctionnée par l’inspection du travail.

Les démarches DUE et contrat de travail

S’il s’agit d’une première DUE, le chef d'entreprise doit d’abord créer son compte employeur sur le site de l’URSSAF.

Par principe, la déclaration unique d’embauche peut être remplie en ligne sur le site https://www.net-entreprises.fr/ en sélectionnant “déclaration préalable à l'embauche''. Dans ce cas, les entreprises ont la possibilité de réaliser les démarches à travers deux solutions :

  • Un formulaire à remplir sur le site : l’accusé de réception est alors délivré immédiatement après la validation de la déclaration par le service. À partir de la deuxième déclaration, le formulaire est pré-renseigné afin de faciliter les démarches de l’employeur. Toutes les informations sont archivées pendant une période de 14 mois.
  • Un dépôt de fichier provenant du logiciel RH de l’entreprise : Cela permet de remplir 100 déclarations en même temps. Dès validation, l’entreprise reçoit une référence dossier. En revanche, si des anomalies sont présentes, l’entreprise reçoit un bilan. Pour éviter toute erreur, il est donc préférable d’envoyer un fichier test avant de commencer ces démarches. À travers cette vérification, il s’agit aussi de s’assurer de la conformité du SIRH.

Auparavant, il était aussi possible de remplir cette déclaration sous format papier à travers le formulaire Cerfa 14738*01. Cependant, ce formulaire n’est plus d’actualité. Les employeurs ont donc l’obligation d’effectuer les démarches en ligne.

Quelles sont les sanctions d’absence de déclaration préalable à l’embauche ?

L’obligation de remplir une DUE pour chaque salarié expose l’employeur à un certain nombre de sanctions s’il n’effectue pas ces formalités. Les sanctions sont de trois ordres :

  • Civile : il s’agit d’une régularisation des cotisations auprès de l’URSSAF.
  • Administrative : celles-ci correspondent à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.
  • Pénale : l’amende est de 7500 € pour une personne morale. Et si l’absence de déclaration est intentionnelle, elle sera jugée comme un délit de travail dissimulé soit, 225 000 € d’amende, accompagnés un placement sous surveillance judiciaire.

En résumé sur la DUE

  • La DUE est un corollaire du contrat de travail qui permet à l’employeur de déclarer une nouvelle embauche auprès des organismes sociaux.
  • La DUE regroupe un ensemble de formalités nécessaire pour tout nouveau salarié.
  • Il s’agit d’une procédure obligatoire qui expose l’employeur à un certain nombre de sanctions.
  • Pour réaliser une DUE, l’employeur doit effectuer les démarches en ligne 8 jours avant l’arrivée du nouveau salarié.
  • Aujourd’hui, on ne parle plus de DUE, mais de DPAE pour déclaration préalable à l’embauche.

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