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Les règles d'or pour bien gérer ses notes de frais

Gérer ses notes de frais est souvent une tâche fastidieuse. D’une part, pour le service comptabilité. En effet, que ce soit pour les bulletins de paie ou pour les déclarations auprès de l’administration fiscale (récupération de la TVA, déduction des charges sociales, du revenu imposable), les comptables doivent saisir l’intégralité des notes de frais. Et cela, sans faire d’erreur. D’autre part, pour les collaborateurs. Ici, la saisie des notes de frais peut être appréhendée comme une perte de temps. Et pour cause, ils doivent se concentrer sur ces tâches administratives, plutôt que sur leur cœur de métier qui permet d’apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. Alors pour simplifier le travail de tous ces services, il est préférable d’automatiser le processus de gestion des notes de frais. Mais comment faire ? C’est ce que nous allons voir.

1- Respecter les règles applicables

Pour une gestion des notes de frais optimale, la première chose à faire est d’apprendre à bien remplir ces documents. En effet, il ne faut pas oublier de renseigner toutes les mentions obligatoires requises. À savoir :

  • Le nom du salarié : ainsi que son service, et éventuellement le nom du responsable chargé de valider la demande.
  • La date de la dépense : il s’agit de justifier la dépense. Et surtout, de prouver que celle-ci entre bien dans le cadre de votre activité professionnelle.
  • Le justificatif de dépense : pour faire sa demande de remboursement, il est primordial d’ajouter des pièces justificatives.
  • Le détail des dépenses : en déplacement professionnel, les frais peuvent être variés (restaurant, hôtel, achat de matériel de démo, …). L’idée est alors de prouver que celles -ci soient engagées dans l’intérêt de l’entreprise.

Renseigner toutes ces informations permet d’obtenir le remboursement des frais engagés au cours de votre mission.

2 - Utiliser un logiciel de gestion de note de frais

Pour faire gagner du temps au service comptable et aux commerciaux, les logiciels de gestion des notes de frais se multiplient.

Les meilleurs d’entre eux utilisent la technologie OCR (Reconnaissance optique de caractère) pour déchiffrer différentes informations. Il suffit alors de prendre en photo les justificatifs des dépenses professionnelles depuis une application mobile pour que les notes de frais soient saisies.

Ces solutions de gestion permettent de simplifier les processus à plus d’un titre :

  • La dématérialisation : en regroupant tout sur un seul logiciel comptable, il n’est pas nécessaire de prévoir un espace supplémentaire pour l’archivage des notes de frais.
  • Le gain de temps : que ce soit pour les écritures comptables ou la saisie des notes de frais, tous les services gagnent du temps.
  • Moins d'erreurs : grâce à l’automatisation des tâches, le risque d’erreur humaine est réduit.

Avec cette page, vous retrouverez toutes les fonctionnalités de ces logiciels de comptabilité.

3 - Anticiper les dépenses engagées au cours des voyages d’affaires

Que vous partiez en voyage d’affaires deux jours, une semaine ou un mois, le montant des frais engagés au cours de votre mission ne sera pas le même. Alors pour une gestion des notes de frais optimale, il faut anticiper. Vous devez prévoir l’ensemble des dépenses à venir (frais de repas, frais de déplacement, frais d’hébergement, …)

Par ailleurs, pour bien gérer vos notes de frais, nous vous conseillons également de fixer des limites maximales pour chaque dépense.

4 - Opter pour le bon mode de remboursement

La gestion de notes de frais implique une prise en charge des frais liés aux déplacements professionnels par l’employeur. Pour cela, il a plusieurs alternatives :

  • Le remboursement des frais réels : les frais commerciaux sont avancés par le voyageur d’affaires.
  • Le remboursement forfaitaire : l’entreprise fixe une enveloppe maximale à dépenser par le salarié au cours de sa mission. Dans ce cadre, il n’a pas besoin d’avancer les frais, mais il doit être vigilant quant au respect du budget.
  • La carte d’entreprise : c’est le même fonctionnement qu’une carte bancaire classique. À la différence qu’il s’agit du compte de l’entreprise.

Le plus simple est de proposer une carte d’entreprise à tous les salariés qui partent régulièrement en voyage d’affaires. Mais dans tous les cas, le remplissage des notes de frais est indispensable.

5 - Conserver tous les justificatifs

Pour s’assurer d’être remboursé de ses frais professionnels, le collaborateur doit impérativement conserver l’ensemble des pièces justificatives. En général, les factures et reçus ont une valeur probante.

Comme nous l’avons vu précédemment, l’utilisation d’une solution de gestion des notes de frais vous permet de conserver tous les justificatifs.

Pour les frais de restauration ou d'hôtel, c’est assez simple. Mais qu’en est-il des frais kilométriques ? Ils correspondent aux dépenses engagées lorsque vous prenez votre véhicule personnel pour une mission professionnelle. Dans ce cadre, l’Urssaf établit un barème kilométrique vous permettant de vous faire rembourser.

Mais pour cela, il faut renseigner tous les kilomètres effectués pour chacun de vos déplacements et transmettre la carte grise du véhicule pour démontrer sa puissance fiscale.

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