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Utiliser sa voiture personnelle au travail

La loi stipule que tous les employeurs sont dans l’obligation de mettre à la disposition de leurs salariés les moyens et les outils nécessaires pour effectuer leur travail de manière convenable. Cela comprend notamment l’ordinateur, la voiture, ou encore les fournitures de bureau, etc.

Si votre travail vous oblige à effectuer des déplacements (ce qui est souvent le cas), ou même lorsque vous devez vous rendre à des réunions à l’extérieur, votre employeur doit vous fournir les moyens nécessaires de vous y rendre. Mais dans la pratique, les salariés ont souvent recours à leur voiture personnelle pour des raisons professionnelles. Si vous êtes dans cette situation, vous devez penser à deux choses : les frais de déplacements et l’assurance.

Les frais de déplacements

Dans le cas où le salarié utilise sa propre voiture dans le cadre d’un exercice professionnel (en dehors du trajet domicile-travail qui est considéré comme un déplacement personnel), c’est à l’employeur de supporter les frais de déplacements : carburants, stationnements, parkings, etc. Imaginons ainsi que vous soyez obligé de vous rendre dans une ville à 200km de chez vous pour une semaine de formation. C’est typiquement le cas de figure où l’employeur doit prendre en charge le coût du déplacement : soit en vous payant le billet de train, soit en vous remboursant par exemple le péage et l’essence si vous vous y rendez avec votre voiture personnelle.

Les deux parties doivent signer un accord qui mentionne les frais supportés par l’employeur.

Si c’est au salarié de supporter les frais de déplacements, il doit demander un remboursement à la fin du mois. Les frais remboursés par l’employeur doivent être égaux aux frais réels, sinon ils pourront être considérés comme une rémunération déguisée et seront donc soumis à l’impôt.

Le contrat d’assurance

Les trajets domicile-travail

L’assurance de la voiture prend en considération les déplacements personnels et les déplacements domicile-travail, mais pas les déplacements professionnels. Si vous comptez donc utiliser votre voiture personnelle pour vos déplacements professionnels, il faudra le mentionner dans votre contrat d’assurance.

L’assurance peut accepter, mais elle peut aussi refuser d’introduire les déplacements professionnels dans votre contrat. Tout cela dépend bien entendu de l’usage que vous en ferez et du temps supplémentaire que vous passerez dans votre véhicule. En cas de refus, vous devrez trouver une autre solution avec votre employeur, afin d’être couvert en cas d’accident.

Les conditions spéciales

Si vous êtes commercial et que vous allez donc faire énormément de voiture dans le cadre de votre travail, il est préférable de solliciter votre assurance auto pour ajouter une condition particulière à votre contrat, afin d’être bien couvert. Pensez-y, surtout si vous êtes amenés à faire de nombreux kilomètres.

Le barème des indemnités kilométriques

Dans le cas où vous utilisez votre véhicule personnel et où c’est donc votre employeur qui vous rembourse des frais kilométriques, il est important que vous connaissiez le barème des indemnités kilométriques pour estimer le montant que votre employeur devra vous verser.

Ces barèmes kilométriques dépendent à la fois du nombre de kilomètres, mais aussi de la puissance du véhicule (de 3 CV et moins à 7 CV et plus). Le barème évolue avec les ans en fonction de l’inflation et du coût de la vie. A titre d’exemple, avec la montée des prix de l’essence, il est normal que le barème kilométrique soit ajusté afin que vous n’ayez pas à supporter à titre personnel le surcoût lié à la hausse du prix de l’essence.

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