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Modèle de note de frais

Pour demander ses notes de frais, si aucun document n’est fourni par l’entreprise, l’employé peut se servir d’un modèle de note de frais, facilement trouvable sur internet, et le remplir pour obtenir son remboursement. Le modèle de note de frais classique ne porte pas de mentions exceptionnelles mais certaines entreprises, selon leur activité, peuvent exiger des renseignements supplémentaires.

Le classique modèle d’une note de frais

Dans sa version universelle, le modèle d’une note de frais est on ne peut plus simple. La note de frais doit tout d’abord faire apparaître la période concernée par les frais engagés ainsi que le nom, le prénom, la fonction et le service de la personne qui en demande le remboursement.

Ensuite, le détail des frais est à remplir :

  • Tout d’abord indiquer la date exacte de chaque dépense, puis le motif correspondant, un libellé court et précis. Des colonnes pourront aider à préciser la nature des frais comme l’hébergement, la restauration, les déplacements ou encore les dépenses diverse qui devront être libellés avec exactitude.
  • Chaque poste devra être totalisé, et les montants totaux ajoutés pour enfin donner le net à rembourser.
  • Des éventuelles avances reçues pourront figurer afin d’être déduites du montant total et donner le solde à payer.

La partie réservée à l’entreprise sur le modèle de note de frais

Le modèle d’une note de frais doit également comporter une partie bien distincte qui sera elle destinée à l’entreprise et à son accord ou non quant au montant demandé.

La signature du chef de service ou du patron sera nécessaire, ainsi qu’un tampon ou visa et la date de paiement.

Une case « observations » pourra être remplie par l’employeur ou l’employé afin de porter mention de remarques importantes concernant le fonctionnement des frais ou encore apporter une information nécessaire à l’explication des frais engagés.