Modèle de note de frais

Entre les services commerciaux, marketing, opérationnels ou encore la direction, les salariés doivent engager des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle. Heureusement, ces frais sont remboursés par l’entreprise à la fin du mois.

Pour cela, la note de frais est indispensable. Il s’agit d’un document émis par le salarié dès lors qu'il engage des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle. C’est cette note de frais qui lui permet de se faire rembourser.

La plupart du temps, l’entreprise utilise un modèle de note de frais uniformisé pour l’ensemble des collaborateurs. Si ce n’est pas le cas, les salariés peuvent aussi trouver des modèles en ligne pour renseigner toutes les dépenses engagées au cours du mois.

Les modèles de note de frais comprennent plusieurs mentions pour faciliter les remboursements.

Les éléments de base

La note de frais doit tout d’abord faire apparaître la période concernée par les frais engagés ainsi que le nom, le prénom, la fonction et le service de la personne qui en demande le remboursement.

Dans certains cas, le numéro de matricule du salarié pourra également être exigé.

Le détail des frais

Pour obtenir un remboursement des frais réels engagés dans le cadre de son activité professionnelle, le collaborateur doit renseigner le détail des dépenses réalisées. Ces derniers peuvent se répartir en plusieurs catégories :

• Frais d’hébergement : ce sont toutes les factures d'hôtels.
• Frais de restauration : s’il s’agit d’un repas d’affaires avec un client, le nom du client invité pourra également être exigé.
• Frais de déplacement : en cas de déplacements professionnels, des notes de frais doivent être réalisées. Cela concerne les tickets de péage, les places de parking ou encore les transports en commun qui devront être comptabilisés. Par ailleurs, il faudra aussi prendre en compte les kilomètres parcourus. À cette fin, vous devez vous référer au barème kilométrique en vigueur. Attention, ce barème comprend uniquement les frais kilométriques (et non les éléments susmentionnés).

Bien souvent, ces frais de déplacement ne comprennent pas le trajet domicile-travail. Cependant, ces trajets quotidiens pourront être déductibles en remplissant la déclaration d'impôt sur le revenu auprès de l’administration fiscale.

• Autres frais professionnels : il s’agit, par exemple, des achats réalisés pour un salon, ou une présentation, etc.

Pour chaque dépense, il est indispensable d’indiquer la date exacte, le motif correspondant, ainsi qu’un libellé court et précis.

Et bien sûr, chaque poste devra être totalisé. Ainsi, il est primordial de renseigner les montants HT et TTC et de bien faire apparaître le taux de TVA sur vos notes de frais. Par ailleurs, vous devez également indiquer le moyen de paiement utilisé.

Des éventuelles avances reçues pourront figurer afin d’être déduites du montant total et donner le solde à payer.

Enfin, la note de frais doit être accompagnée de pièces justificatives (facture, ticket de caisse, ticket de parking, …) afin de prouver toutes les dépenses professionnelles réalisées par le salarié. À défaut, il ne sera pas possible d’exiger le remboursement des frais.

La partie réservée à l’entreprise sur le modèle de note de frais

Le modèle d’une note de frais doit également comporter une partie bien distincte qui sera elle destinée à l’entreprise. Elle concerne notamment son accord ou non quant au montant demandé.

La signature du chef de service ou du patron sera nécessaire, ainsi qu’un tampon ou visa et la date de paiement.

Une case « observations » pourra être remplie par l’employeur ou l’employé afin de porter mention de remarques importantes concernant le fonctionnement des frais ou encore apporter une information nécessaire à l’explication des frais engagés.

Bon à savoir : les cotisations de sécurité sociale ne sont pas déduites des frais professionnels.

Maintenant que vous connaissez l’ensemble des mentions à renseigner sur votre note de frais, il vous est possible de la créer.

Pour vous simplifier la vie, Actualites-Web.com vous propose un modèle de note de frais à télécharger (issu de Google Sheet ou d'Excel).

Vous pouvez ensuite le personnaliser, notamment en ajoutant le logo de l’entreprise, en changeant la couleur, etc.

Commercial, manager d’équipe ou formateur, les notes de frais sont parfois nombreuses. Dans ce cadre, faire des notes de frais tous les jours peut se révéler chronophage. Alors pour simplifier les démarches, il est aussi possible d’utiliser des logiciels spéciaux qui réalisent un calcul automatique de tous les frais occasionnés.

Les avantages de ces outils sont multiples, à la fois pour l’employeur et les collaborateurs :

• Pour l’employeur : ces outils facilitent la gestion des notes de frais pour le service comptabilité. Et pour cause, ils permettent de minimiser les erreurs, et de gagner un temps précieux au quotidien. Ils calculent, en effet, l’ensemble des indemnités pour tous les types de frais (frais de repas, frais de déplacements, frais de mission, …) et vérifient également chaque justificatif.
• Pour le collaborateur : il suffit de scanner ou de prendre une photo de vos factures. En plus de créer les notes de frais, cela vous permet de vous acquitter de votre obligation de présentation des justificatifs de frais.

Parmi les outils les plus connus, on retrouve Spendesk, OneExpense, N2F, Cleemy de Lucca, etc.

Un système automatisé vous permet alors de centraliser toutes les notes de frais rapidement, mais aussi de minimiser les erreurs ou les oublis. Et grâce à la dématérialisation, ces outils sont également plus écologiques.

Selon les besoins de votre entreprise, il ne vous reste plus qu’à choisir entre un modèle note de frais ou une solution de gestion plus complète.